日本秘書クラブ九州支部

Yamaseです
秘書の会を開催いたしました

今回のテーマは‘秘書のちょっとした心くばり’日常業務の中での
‘ちょっとした気配り・心配り’についてみなさんと意見交換いたしました

会場は天神の‘つつじ庵’にてお食事をいただきながらの
ディスカッションでした

まず最初の話題は上司の身のまわりの事から・・・
普段から上司のことはみなさんよく見ており、なにより
信頼関係をつくることが大切という意見は皆同じでした
（合わない上司にコミュニケーションを積み重ねる努力を
されている方もいらっしゃいました。）

環境整備から備品管理までそれぞれの工夫があり、
感心しあうことや、‘それ明日から取り入れたい！’などの意見で
盛り上がり、今年のバレンタインディや
この不況の中、業績アップのため秘書の立場からできることは、
どんな役割か？にまで話題が発展し、
社内の潤滑油となり協調性をもって仕事をする
という意見で今回の秘書の会も終了いたしました


一部ですが、ディスカッションの内容を紹介いたします
1、上司の身のまわり
・普段から上司のことをよく見て、こだわっていることなどをおさえている
・身なりに気を使う上司なので、ネクタイ・髪型など
‘素敵ですね’‘お似合いですね’など一言声かけをする
・食事の出来にくいパーティ出席の前には、重めのお菓子などを用意している
・接待の前には相手の情報を提供する
・電話の内容など、日常業務の中でもアンテナをはり、常に情報収集をしている　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　など

2、お客様応対
・お茶だしの時、コーヒーがダメな人は覚えておき、次からは違うものを出している
・面会のお客様はデーターに残し名刺には似顔絵を書いて1度で覚える。
名前を忘れることはない
・お客様が間違ったとき（座席など）、恥ずかしいと思わせないよう気遣いをする
・毎朝新聞の会社人事をチェックしている
・昇格・転勤には一言お祝いを言う　　　　　　　　　　　　　　など
（この件は、事情がわからないのであえて言わないようにしている
お世話になったお礼のみ伝えるなど、意見はそれぞれ分かれました）


3、部屋の管理・環境整備
・毎日‘茶香炉’をたいている
・のり・ペンの残量、日付印のチェックは毎朝の日課にしている
・上司の居場所は社内のどこにいてもわかるようにしている
・机の上はなるべくさわらない　　　　　　　　　　　　　　　　　など


感想
・本日の意見を明日からの業務に取り入れていきたい
・これだけは忘れてはいけないというものの原点に戻りたいと思った
・他の業務を兼務しているので、忙しさのあまり社長の秘書業務を
後回しにしていた、社長の秘書だということに立ち返っていきたい

など、たくさんの意見交換をし有意義な時間を過ごしました

今後も秘書の会は3ヶ月に一度の開催を予定しております
秘書をなさっている方の意見交換と交流の場として
ぜひ　次回の秘書の会にご参加くださいませ