日本秘書クラブ九州支部

２月２８日に行なった学習会のご報告をいたします
テーマは「効果的な注意・助言・指導の仕方」、ファシリテーターは谷口真紀さんでした

今回、参加者が行政、民間それぞれからいらっしゃいましたので、
まずは、各職場での新人教育の仕方、育成について話を伺いました
話し手や聞き手からは、下記のような意見が出ました。
　・新人教育は新人の成長だけでなく、教育する側も成長できる
　・新人直属の教育担当者は、新人と年齢の近いものが良いのではないか
　・新人はどのような人物で、どのような指導が良いのかを洞察しなければならない
　・時代背景や職場の状況もあり、新人研修の期間、内容も変わってきている
　・トップが教育にどのような考えを持っているかが重要である
　・どんな人にも良い所があるので、良い所を見つける
　・積極的に関わり続けることが大切である
　・教育担当者だけではなく、組織全体で”新人を育てる”雰囲気を作る

経験上のことから気がついたこと、気になっていることなどもざっくばらんに話し合い、皆さんの職場の現状や心構えを伺えました。

次に、実際にどのような指導や助言が良いのかを電話応対の事例を使い、皆さんで考えていきました。
ただ「電話のマナーはこうだから」と教えることだけでは新人が納得できなかったり、改善されないという事態を招いてしまいそうです…
大切なことは、相手がどのように感じているかを本人に分からせ、ダメな理由をしっかり伝えることではないか、という意見にまとまりました。
実際に電話での話し方が早口であったり、一本調子である場合の指導ステップとしては下記のようにするのが望ましいようです。

１．現状を分からせる(悪い見本を見せるなどして、どのように感じるか）
２．どのような話し方をすれば良いのか、理由を説明し、具体的に教える
　　　（相手が知らない、分からないことは詳しく教える）
３．実際に練習し確認する

そして、指導後に改善できていなければ、言い続けていかなければいけません。
その際の言葉選びも指導の効果を左右するため、言葉選びもセンスが必要とのことです。
それためには、語彙力も身につけておかなければなりません。

今回の学習会で「注意、指導、助言をする」際には、相手を理解する心構えや積極的なコミュニケーションが基本であるとあらためて理解しました。
そのうえで、愛情を持って具体的かつ積極的に、根気強く指導をすることが重要だと感じました。
学習会を通して、教育の難しさを考えつつも、今後の教育へのヒントをいただいた気持ちです。
まずは、自分自身が心を開き、新しい出会いに備えてまいりたいと存じます

ご多用の時期にお集まりくださった皆さま、ありがとうございました
次回は５月または６月に開催を計画中です。
決まり次第ご案内いたします

copa