日本秘書クラブ九州支部

３月１日（土）に行いました、サウスサークル学習会について、ご報告いたします

今回は日本秘書クラブ九州支部会員の
森重辰海さんに講師をお願いし、「仕事の最適化を支援するファイリングシステム」について勉強いたしました。





ファイリングは書類を整理し保管するもの、と思っていた私にとって驚きの内容でした

森重さんによると、ファイリングシステムの本来の目的は、２つ。
　１．文書の共有化
　２．情報の有効活用、であるとのことです。
文書を整理、保管するためではないのですね。

森重さんのご勤務先の過去と現在の写真を見比べると、劇的変化に驚愕。
間違い探しのように、変わらぬものを探して見比べていたほどでした。
現在の写真は部屋全体がスッキリして、まるでモデルルームのように見えます。
ファイリングシステムを上手く導入することで、仕事の効率化および経費削減まで実現できることを知り、取り入れない手はないと思った次第です。

しかし、職場で取り入れるには、意思の統一がとても重要で、容易ではないそうです。
既存のシステムを変えるとなると、抵抗する人、邪魔をする人が出てくる。
ですので、ファイリング導入への意思統一には、人を指導する力も必要というわけです。

さて、意思統一をして、モノの準備までができたら、文書分類を行ないます。
文書分類の目標は、”30秒で誰もが、どの文書でも取り出せる”こと。
そのためには、誰が見てもすぐに分かり、取り出せるフォルダ名をつけること、フォルダを取り出しやすい収納をすることが大切であることがよく分かりました。
フォルダやキャビネットの使い方についても、コツをお教えいただきました。

今回の学習を実際に活かせるようにと、グループ演習で「個別フォルダのタイトルのつけ方」を実践しました。
文書項目を同類でまとめて、フォルダにタイトルをつける。そして序列で並べるというものです。



演習では、似たような項目だが分類は違うのではないか？このタイトルで誰でも探し出せるだろうか？と、皆さん頭を悩ませているご様子…
最後に、グループごとにどのようなタイトルをつけたかを発表しました。
それぞれにまとめ方や言葉の表現が違い、全く同じタイトルをつけたグループはありません。




森重さんは「タイトルのつけ方には正解はありません」とのこと。
根本的な考え方は、つけたタイトルで文書が検索できるかどうか。それを全員で考えることが大切であり、また、共通認識によって作られた序列によって、高速検索が可能になるそうです。

今回の学習会はファイリング第２弾でしたが、初めての参加者にも分かりやすく実践的なレクチャーをいただきました。
大変学びのある時間を過ごすことができました。
森重さん、お忙しい中にご準備とご教授をありがとうございました

今回ご参加くださった皆さんは、早速実践なさっていることと思います。
私も実践中です。（まだ不要文書を捨てる段階ですが…）

また、次の機会にでも、皆さんとファイリングシステム実践のお話で盛り上がれることを楽しみにしております

寒暖の差が大きい日々が続いております。
皆さま、ご自愛くださいませ。

by copa