2011年09月19日
サウスサークル"わいわい学習会in宮崎"ご報告
Hinaです。
９月１７日（土）サウスサークルの学習会のご報告をいたします。
テーマは、かねてから要望のありました「秘書の情報管理とファイリングシステム」
会員の森重辰海さんにファシリテーターをお願いして学習いたしました。
今回は、台風の影響で宮崎市内はかなりの雨量。
今回は、佐賀県から参加してくださいましたＮさん。
お仕事の関係でこのテーマを是非とご希望あり遠方よりおいでいただきました。
ありがとうございます。
また、ファシリテータの森重さんには、たくさんの資料、書籍、文具類を持参いただきました。
ご準備に大変だったことと思います。（資料をいただいた瞬間皆さん感激でした。）
ありがとうございます。
では、さっそく学習会の内容をご報告します。
講義の前に、森重さんがこのファイリングを学ぶことになったきっかけ、
恩師となる廣田傅一郎さんのご紹介がありました。
廣田傅一郎さんは、公文書管理の第一人者であること（日本版ＩＳＯを実施されている方）
著書もいくつか出されてあるのですが、その中に「秘書学概論」「秘書実務」を執筆されているとのことです。
１．ファイリングが必要な状況
①空間の非効率
オフィスが雑然としていませんか？
机の上、脇机・・・書類があふれていませんか？
②時間・労力の非効率
探し物が多くありませんか？
時間的に余裕がないのではありませんか？
③戦略・創造性の不足
状況がつかめず考えがまとまらないのではないですか？
秘書の個々の仕事には、
目的「なぜその仕事をしなければならないか」
目標「いつまでに、どの程度のことをしなければならないか」という具体的なレベルを示す
目的・目標を持って個々の仕事をしています。
（秘書の仕事に限らず、どの分野のお仕事でも同じことが言えますが）
秘書の仕事の目的は （廣田傅一郎さんの著書より）
① （上司の時間の創出 ）
② （上司の人間関係の補佐 ）
③ （上司の情報管理の補佐 ）
例えば
仕事の内容は スケジュール管理、環境備品の管理
目標は 上司の時間の進行管理 上司の執務環境の整備
目的は 上司の時間の創出
今回の講義の中でも「目的・目標」を定めるということを幾度とおっしゃっていました。
２．ファイリングの基礎
文書とは 情報を記録した紙
文書事務とは 発生から廃棄までの処理過程を行う仕事
文書管理とは 組織的に効率的に管理する
最終管理は紙 原本は紙
文書管理上の問題点
① 文書の私物化
まわりにありませんか？○○関係つづり 雑文書
私物化の原因として、ファイル用具もあげられること
薄冊型のバインダー、ドッジファイルなどは厚ければ厚いほど文書を多く綴りこめるが
一つのメリットであると同時に入らない文書まで綴りこんでしまう。
どこへ綴じ込めばいいのかわからないものをとりあえず・・・・
モノにも住所をさだめることが必要
② 不要文書の氾濫
手元にある文書の５割は捨ててもよい
３．ファイリングシステムとは
文書の整理方法・・・組織管理へ移行すること
①文書を私物化せず、組織体のものとして管理し
②文書を保存するだけでなく、適切に廃棄していくルールをつくり
③その結果として、文書を即座に利用できる状態にする
ファイリングの種類には
学識系と業者系にわかれる
ファイリングシステムの目標と目的
私物化意識の払拭が前提にあり、
目標は、文書整理上の問題を解決し、組織としての必要文書を確保して共有化を図る
即時検索、他者検索を可能にすること
目的は、組織体に必要な情報を即座に検索して、意思決定最適化の判断材料として
その情報を有効活用する
４．文書の分類の考え方 ワリツケ方式とツミアゲ方式があり
ワリツケ方式は、大→中→小
ツミアゲ方式は、小→中→大
現在 ファイリングの導入・維持で成功しているのはツミアゲ方式だそうです。
今回 いろいろなことを学びました。
前職でも、効率の悪いファイリングをしていたことも思い出されました。
目的・目標を定めること
組織管理で行うこと
今回用具の扱い方・・・意味がよりよく理解できました。
実際にフォルダーの種類や使い方も現物も示しながら教えていただき
キャビネットの種類や用途
見出しの名前の付け方も重要ということ
主語と述語とおっしゃっていましたが、これは実際に何度も練習しなければ難しいと
おっしゃっていました。
メンバーさんも
日頃のお仕事での苦労されていること、実践していることを具体的に説明くださり
組織として実践していくことが大事であると認識しました。
森重さんの職場では、ファイリング後は計測を実施されるそうです。
実際にストップウォッチで書類を探すのにどのくらい時間がかかったか
遅ければ、再度分類やり直しです。
実際の写真（改善前・・・改善後）を見せていただき、素晴らしいの一言
モノに住所を定める・・・なるほどと思いました。
ファイリングの効果として
（１）事務室の環境効果
フロア全体を見渡せ、圧迫感もなくなり地震対策にもなった。
（２）文書の検索時間短縮効果
自己検索と他者検索の高速検索性が確保されたこと
時間外手当の減少と費用対効果も大きい
（３）職員の意識改革
個人管理から共有管理したことで、組織全体で管理・共有・活用の意識がかわった。
３時間があっという間でとても濃い内容でした。
いろいろ細かなことも教えていただきさっそく私も始めます。
メンバーさんからも第２弾を是非お願いしたいと声があがっていました。
是非第２弾への実現が叶いますように
参加された皆様
Ｎさん
ファシリテータの森重さん
ありがとうございました。
サウスサークルでは、次回の計画を立てております。
日程が定まり次第ご連絡いたします。
皆様の参加お待ちしております。
hina
９月１７日（土）サウスサークルの学習会のご報告をいたします。
テーマは、かねてから要望のありました「秘書の情報管理とファイリングシステム」
会員の森重辰海さんにファシリテーターをお願いして学習いたしました。
今回は、台風の影響で宮崎市内はかなりの雨量。
今回は、佐賀県から参加してくださいましたＮさん。
お仕事の関係でこのテーマを是非とご希望あり遠方よりおいでいただきました。
ありがとうございます。
また、ファシリテータの森重さんには、たくさんの資料、書籍、文具類を持参いただきました。
ご準備に大変だったことと思います。（資料をいただいた瞬間皆さん感激でした。）
ありがとうございます。
では、さっそく学習会の内容をご報告します。
講義の前に、森重さんがこのファイリングを学ぶことになったきっかけ、
恩師となる廣田傅一郎さんのご紹介がありました。
廣田傅一郎さんは、公文書管理の第一人者であること（日本版ＩＳＯを実施されている方）
著書もいくつか出されてあるのですが、その中に「秘書学概論」「秘書実務」を執筆されているとのことです。
１．ファイリングが必要な状況
①空間の非効率
オフィスが雑然としていませんか？
机の上、脇机・・・書類があふれていませんか？
②時間・労力の非効率
探し物が多くありませんか？
時間的に余裕がないのではありませんか？
③戦略・創造性の不足
状況がつかめず考えがまとまらないのではないですか？
秘書の個々の仕事には、
目的「なぜその仕事をしなければならないか」
目標「いつまでに、どの程度のことをしなければならないか」という具体的なレベルを示す
目的・目標を持って個々の仕事をしています。
（秘書の仕事に限らず、どの分野のお仕事でも同じことが言えますが）
秘書の仕事の目的は （廣田傅一郎さんの著書より）
① （上司の時間の創出 ）
② （上司の人間関係の補佐 ）
③ （上司の情報管理の補佐 ）
例えば
仕事の内容は スケジュール管理、環境備品の管理
目標は 上司の時間の進行管理 上司の執務環境の整備
目的は 上司の時間の創出
今回の講義の中でも「目的・目標」を定めるということを幾度とおっしゃっていました。
２．ファイリングの基礎
文書とは 情報を記録した紙
文書事務とは 発生から廃棄までの処理過程を行う仕事
文書管理とは 組織的に効率的に管理する
最終管理は紙 原本は紙
文書管理上の問題点
① 文書の私物化
まわりにありませんか？○○関係つづり 雑文書
私物化の原因として、ファイル用具もあげられること
薄冊型のバインダー、ドッジファイルなどは厚ければ厚いほど文書を多く綴りこめるが
一つのメリットであると同時に入らない文書まで綴りこんでしまう。
どこへ綴じ込めばいいのかわからないものをとりあえず・・・・
モノにも住所をさだめることが必要
② 不要文書の氾濫
手元にある文書の５割は捨ててもよい
３．ファイリングシステムとは
文書の整理方法・・・組織管理へ移行すること
①文書を私物化せず、組織体のものとして管理し
②文書を保存するだけでなく、適切に廃棄していくルールをつくり
③その結果として、文書を即座に利用できる状態にする
ファイリングの種類には
学識系と業者系にわかれる
ファイリングシステムの目標と目的
私物化意識の払拭が前提にあり、
目標は、文書整理上の問題を解決し、組織としての必要文書を確保して共有化を図る
即時検索、他者検索を可能にすること
目的は、組織体に必要な情報を即座に検索して、意思決定最適化の判断材料として
その情報を有効活用する
４．文書の分類の考え方 ワリツケ方式とツミアゲ方式があり
ワリツケ方式は、大→中→小
ツミアゲ方式は、小→中→大
現在 ファイリングの導入・維持で成功しているのはツミアゲ方式だそうです。
今回 いろいろなことを学びました。
前職でも、効率の悪いファイリングをしていたことも思い出されました。
目的・目標を定めること
組織管理で行うこと
今回用具の扱い方・・・意味がよりよく理解できました。
実際にフォルダーの種類や使い方も現物も示しながら教えていただき
キャビネットの種類や用途
見出しの名前の付け方も重要ということ
主語と述語とおっしゃっていましたが、これは実際に何度も練習しなければ難しいと
おっしゃっていました。
メンバーさんも
日頃のお仕事での苦労されていること、実践していることを具体的に説明くださり
組織として実践していくことが大事であると認識しました。
森重さんの職場では、ファイリング後は計測を実施されるそうです。
実際にストップウォッチで書類を探すのにどのくらい時間がかかったか
遅ければ、再度分類やり直しです。
実際の写真（改善前・・・改善後）を見せていただき、素晴らしいの一言
モノに住所を定める・・・なるほどと思いました。
ファイリングの効果として
（１）事務室の環境効果
フロア全体を見渡せ、圧迫感もなくなり地震対策にもなった。
（２）文書の検索時間短縮効果
自己検索と他者検索の高速検索性が確保されたこと
時間外手当の減少と費用対効果も大きい
（３）職員の意識改革
個人管理から共有管理したことで、組織全体で管理・共有・活用の意識がかわった。
３時間があっという間でとても濃い内容でした。
いろいろ細かなことも教えていただきさっそく私も始めます。
メンバーさんからも第２弾を是非お願いしたいと声があがっていました。
是非第２弾への実現が叶いますように
参加された皆様
Ｎさん
ファシリテータの森重さん
ありがとうございました。
サウスサークルでは、次回の計画を立てております。
日程が定まり次第ご連絡いたします。
皆様の参加お待ちしております。
hina
